各乡镇、市级各部门：

经三届市人民政府第40次常务会议研究通过，现将《香格里拉市重大行政决策全过程记录、材料归档和档案管理办法》下发给你们，请抓好贯彻落实。

附件：香格里拉市重大行政决策全过程记录、材料归档和档案管理办法

香格里拉市人民政府

2025年12月19日

（此件公开发布）

香格里拉市重大行政决策全过程记录、材料归档和档案管理办法

第一章　总则

第一条　为规范香格里拉市人民政府重大行政决策的全过程记录、材料归档及档案管理工作，强化决策活动监督，推动行政决策向科学化、民主化、制度化、法治化转型，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》、国务院《重大行政决策程序暂行条例》《云南省重大行政决策程序规定》及《迪庆州重大行政决策程序规定》，结合本市行政工作实际，制定本办法。

第二条　本办法适用于市人民政府重大行政决策的全过程记录、材料归档与档案管理工作；若国家、省级、州级层面有其他规定，优先从其规定。

本办法所指“重大行政决策”，需符合《重大行政决策程序暂行条例》和《云南省重大行政决策程序规定》中规定的重大行政决策事项范畴。

本办法所指“重大行政决策全过程记录与档案管理”，是指依照相关规定，对重大行政决策从建议提出、风险评估、专家论证、听证、合法性审查、公众参与、集体讨论决定，到决策公布解读、执行落实、调整优化及后评估的全流程，通过特定载体形成记录，并按档案管理要求完成材料收集归档的系列活动，实行“一事一档”管理。

第三条　重大行政决策全过程记录与档案管理工作需坚守客观真实、全面完整、安全高效的核心原则，确保决策全流程可追溯、可核查。 

第四条　决策承办单位承担重大行政决策全过程记录、材料归档及档案管理的主体责任；若决策涉及两个及以上承办单位，由牵头承办单位统筹归档工作，其他协办单位需及时收集、整理本单位参与工作中形成的材料，按时移交至牵头承办单位，确保材料归集无遗漏。

第二章　全过程记录及材料归档

第五条　重大行政决策全过程记录需贯穿决策全生命周期，与决策工作进度同步规划、同步实施，确保记录内容真实准确、系统全面，完整反映决策事项的客观情况，保障记录工作的及时性、连贯性与高效性。 

第六条　纳入重大行政决策年度目录的事项，必须全部开展全过程记录并完成立卷归档。

市人民政府以常务会议、全体会议等形式研究重大行政决策时，需如实记录参会人员、提出的意见建议、存在的分歧问题、会议讨论过程及最终决定，形成的会议纪要、会议录音整理材料等需一并纳入归档范围。

决策承办单位需建立健全重大行政决策事项登记制度与参与决策人员确认制度：将会议通知、议题、议程、安排、纪要等作为事项登记的基础材料；将会议纪要等决策记录材料的征求意见、审查把关、审定签批等环节，作为参与决策人员身份及意见确认的必要依据。

第七条　重大行政决策全过程记录主要采取收集、整理、制作、保管等方式将重大行政决策全过程以文字、图表、音像等表现形式，通过书面资料、电子数据等载体进行固定和留存，实现全过程留痕和可追溯管理。 

第八条　重大行政决策档案归档范围具体包含以下六大类：

1.决策启动类档案：涵盖决策事项提议文件、初步可行性论证报告、启动与否的审批意见、承办单位确定文书等材料。

2.决策方案拟制类档案：包含主要调研成果报告、决策草案及起草说明、相关法律法规与政策依据文件、社会公众及有关单位反馈的主要意见、意见采纳或不采纳的情况说明及理由、听证全程记录材料、专家论证意见或专业机构评估报告、风险评估报告等材料。

3.合法性审查类档案：包括决策承办单位出具的合法性审查意见书及支撑依据材料、市政府合法性审查机构出具的正式审查意见、决策承办单位根据审查意见进行调整补充的相关材料等。

4.集体讨论类档案：涵盖决策机关集体讨论的会议纪要、决策出台前向同级党委请示报告形成的书面材料、会议纪要、决策修改稿及修改说明等材料。

5.决策公布与备案类档案：包含决策正式印发文件、对外公布载体（如政府网站公告截图等）、政策解读材料、决策出台后向上一级人民政府备案的相关文件及回执等材料。

6.决策执行与评估类档案：涵盖决策执行工作方案、任务分工文件、执行情况检查监督报告、决策后评估报告、决策调整或修改的审批文件及说明材料等。

第三章　档案管理

第九条　决策承办单位需明确分管档案工作的负责人，设立专门的档案管理机构，配备专职档案工作人员，优化档案管理工作流程，建立档案工作协调机制，统筹处理本机关及本系统档案工作中的重大事务与重要问题。 

第十条　决策承办单位需按决策事项分别立卷，对全过程记录材料进行独立保存；在重大行政决策执行完成后，及时向本单位档案管理机构移交归档。

归档时，交接双方需依据相关规范与标准，审查归档材料的完整性、规范性与准确性，对照归档目录逐一清点核对，履行签收登记手续，确保责任清晰可追溯。

第十一条　重大行政决策的全部档案由决策承办单位的档案管理机构统一管理，实行科学化、规范化、信息化管理模式，加快推进档案数字化处理，提升档案管理效率与利用便捷性。

第十二条　针对重大行政决策档案材料，需统筹做好传统载体档案数字化转换、电子文件归档及电子档案管理的安全保密工作，根据载体属性选择适配的存储与保管方式，采取加密、备份、权限管控等措施，严防信息篡改、丢失、外泄，保障档案实体安全与信息安全。

涉密重大行政决策档案的数字化处理、涉密电子文件归档及电子档案管理，需严格遵守国家及地方保密管理规定，杜绝泄密风险。

第十三条　查阅重大行政决策档案需严格履行审批手续，填写档案查阅登记表，明确查阅人员、查阅事由、查阅内容及查阅时间，严禁擅自复制、摘录涉密或敏感档案信息。

第十四条　决策承办单位的档案室需在次年1月31日前，将上一年度已整理办结的重大行政决策档案移交至本单位档案管理科室，办理正式交接手续；并在每年2月底前，将《重大行政决策全过程记录材料归档清单》（详见附件）报送市政府办政策法规室备案。

第十五条　重大行政决策作出满10年后的第一季度，决策承办单位需将已办结的重大行政决策档案，按规定向市档案馆移交，完成档案管理权限的正式过渡。

第四章　监督管理

第十六条　市政府办联合市档案馆，通过专项检查、随机抽查等方式，对决策承办单位的重大行政决策全过程记录、材料归档及档案管理工作进行跟踪指导与督促检查，将检查结果及时通报至市委依法治市委员会办公室，确保本办法规定的工作职责落到实处。 

第十七条　若决策承办单位、相关机构或工作人员违反本办法规定，将依据《中华人民共和国档案法》、国务院《重大行政决策程序暂行条例》《云南省重大行政决策程序规定》《迪庆州重大行政决策程序规定》等相关法律法规，追究相应责任。 

第五章　附则

第十八条　各乡镇人民政府、市人民政府各部门的重大行政决策全过程记录、材料归档及档案管理工作，可参照本办法执行。

第十九条　本办法自2026年1月19日起施行。

第二十条　本办法由香格里拉市人民政府办公室负责解释。 

附件1—1：重大行政决策全过程记录材料归档清单